Manual de usuario
RutaCC

Glosario de términos

Si nunca usaste un sistema de gestión de flotas, estos son los conceptos que vas a encontrar una y otra vez en RutaCC. Vale la pena leerlos antes de seguir.

Acceso al sistema

Para entrar a RutaCC necesitas dos cosas: la dirección web del sistema (te la entrega tu administrador) y una cuenta de usuario ya creada para ti. Nadie puede crear su propia cuenta desde la pantalla de acceso — las cuentas las crea un Administrador desde Administración.

1. Abre la dirección de RutaCC en un navegador actualizado (Chrome, Edge o Firefox recientes).
2. En el campo Correo electrónico, escribe el email con el que te registraron.
3. En el campo Contraseña, escribe tu contraseña. Si te equivocas, RutaCC no te dice cuál de los dos datos falló — por seguridad, siempre muestra un mensaje genérico de "credenciales incorrectas".
4. La casilla Recordarme es opcional: si la activas, el sistema te mantendrá con la sesión iniciada en ese navegador incluso si lo cierras. No la actives en un computador compartido (una sala de operaciones, un kiosco, etc.).
5. Selecciona Ingresar.
6. Si tus datos son correctos, el sistema te lleva directo al Dashboard. Si algo falla, revisa el mensaje de error antes de reintentar.

¿Olvidaste tu contraseña?

1. En la pantalla de acceso, selecciona el enlace de recuperación de contraseña.
2. Ingresa el correo con el que te registraron y confirma el envío.
3. Revisa tu correo: si esa dirección está registrada en el sistema, te llegará un enlace para elegir una contraseña nueva. Por seguridad, el sistema no confirma ni desmiente si el correo existe — el mensaje en pantalla es el mismo en ambos casos.
4. El enlace tiene un tiempo de vigencia limitado. Si expira antes de usarlo, repite el proceso desde el paso 1.
5. Define tu nueva contraseña y vuelve a la pantalla de acceso para iniciar sesión con ella.

Navegación y menú

Una vez dentro, vas a ver siempre la misma estructura general en cualquier pantalla del sistema: un menú lateral con las secciones agrupadas por área, y el contenido de la sección seleccionada a la derecha. El menú lateral agrupa las funciones por área; selecciona el encabezado de una sección para expandirla o contraerla.

No todas las empresas ven las mismas opciones: los módulos que aparecen en tu menú dependen de lo que tu empresa tenga habilitado (ver Administración › Módulos por empresa) y de tu rol de usuario. Las seis áreas posibles son:

Si en algún momento no encuentras una opción que esperabas ver, antes de asumir que falta, revisa que:

1. Tu empresa tenga ese módulo habilitado.
2. Tu rol tenga permiso sobre él.

Ambas cosas las controla un Administrador desde Administración.

Dashboard

El Dashboard es la pantalla que ves apenas inicias sesión, y a la que conviene volver cada vez que abres el sistema durante el día. Resume el estado actual de la flota y la operación mediante tarjetas, indicadores y alertas, para que no tengas que entrar a cada módulo por separado solo para saber "¿cómo estamos hoy?".

1. Revisa las tarjetas de disponibilidad: cuántos vehículos están disponibles, cuántos en ruta, cuántos en fallo, cuántos en mantención y cuántos inactivos. Un número alto en "en fallo" o "inactivos" es señal de que hay que revisar Vehículos.
2. Cambia entre las pestañas KPIs y Recursos (foto del estado actual) y Operaciones (qué está en curso ahora mismo: despachos activos, pedidos pendientes) según qué necesites revisar.
3. Presta atención a las alertas de documentos por vencer (SOAP, revisión técnica, seguros, licencias): son la forma en que el sistema te avisa antes de que un vehículo o conductor quede inhabilitado para operar por papeles vencidos.
4. Selecciona Personalizar Cards si quieres mostrar u ocultar indicadores según lo que te importa revisar todos los días — esta preferencia queda guardada para tus próximas visitas.
5. Usa lo que veas aquí como punto de partida: si algo llama la atención (un número inusual, una alerta), entra al módulo correspondiente a investigar el detalle.

Pedidos

Un pedido representa la solicitud de entrega a un cliente: quién es, a qué dirección hay que llegar, y qué documento (boleta, factura, guía) la respalda. Por sí solo, un pedido no se mueve: primero queda a la espera y luego se incorpora a un despacho, que es el que realmente lo lleva a destino.

1. Abre Operaciones > Pedidos para ver el listado completo de tu empresa.
2. Usa el buscador y los filtros para encontrar un pedido por identificador, cliente o estado, en vez de recorrer toda la lista.
3. Selecciona Nuevo para crear un pedido y completa los campos obligatorios: cliente, dirección de entrega (con su ubicación en el mapa) y número de documento.
4. Guarda y abre la ficha del pedido recién creado para confirmar que los datos quedaron correctos, especialmente la ubicación en el mapa — una dirección mal ubicada complica la planificación de la ruta más adelante.
5. Desde ahí, el pedido queda disponible para que alguien lo incorpore a un despacho desde el planificador de rutas.

El estado de un pedido cuenta la historia de su entrega, y avanza normalmente en este orden:

Despachos y rutas

El despacho es el corazón operativo de RutaCC: es el viaje real que hace un vehículo con un conductor, saliendo de una bodega, para entregar uno o varios pedidos siguiendo una ruta. Todo lo demás (pedidos, vehículos, conductores, bodegas) existe para alimentar este proceso.

Un despacho pasa por seis estados posibles a lo largo de su ciclo de vida: creada (recién armado) → planificada (con ruta y pedidos definidos) → en_ruta (el vehículo ya salió) → en_entrega (entregando paradas) → finalizada (cerrado con éxito) — o cancelada en cualquier punto antes de finalizar, si el viaje no se llega a realizar.

1. Planificar la ruta: desde Ruta o el planificador, define el orden en que se visitarán las paradas (pedidos) del despacho. Un buen orden reduce kilómetros recorridos y tiempo total.
2. Crear el despacho: asigna la bodega de origen, el vehículo, el conductor y los pedidos que van en este viaje. Solo se pueden asignar vehículos y conductores que estén en estado disponible — si el que necesitas no aparece, revisa su ficha en Recursos.
3. Revisar la Orden de Despacho: es el documento operativo del viaje (para entregar al conductor o imprimir) con el resumen de paradas, vehículo y conductor asignados.
4. Iniciar el despacho: usa Inicio de Despacho cuando el vehículo efectivamente sale de la bodega. Vas a registrar el kilometraje de salida (el odómetro del vehículo en ese momento) y la hora real de salida — este dato es clave, porque junto con el kilometraje de llegada permite calcular la distancia real recorrida.
5. Durante el viaje: a medida que el conductor completa cada parada, registra la entrega (o la falla) de cada pedido. Puedes editar el despacho en curso si hace falta ajustar algo.
6. Cerrar el despacho: usa Cierre de Despacho al terminar el viaje, registrando el kilometraje de llegada y la hora de llegada. El sistema exige que el kilometraje de llegada sea mayor o igual al de salida — si el odómetro no cuadra, corrígelo antes de cerrar. Con estos datos, RutaCC calcula automáticamente: distancia real recorrida, combustible real estimado (según el rendimiento del vehículo), duración real del viaje, velocidad media, y un puntaje de desempeño que compara lo real contra lo planificado.

Vehículos, conductores y bodegas

Estos tres módulos son los "maestros" de tu operación: la información base que necesita estar correcta y actualizada antes de planificar despachos, porque un despacho siempre necesita un vehículo, un conductor y una bodega de origen ya existentes.

Vehículos

Registra patente, marca, modelo, rendimiento de combustible, capacidad de carga, el kilometraje actual del odómetro, y los documentos obligatorios: SOAP, revisión técnica y seguro, cada uno con su fecha de vencimiento. RutaCC te avisa cuando alguno está por vencer.

El estado del vehículo determina si se puede usar en un despacho nuevo: solo un vehículo disponible puede asignarse. Un vehículo en fallo, en mantención o inactivo queda bloqueado para nuevas asignaciones hasta que vuelva a estar disponible (por ejemplo, al cerrar el fallo o terminar la mantención correspondiente).

Vinculación GPS (OwnTracks) — solo con el módulo Monitoreo

Si tu empresa tiene contratado el módulo de Monitoreo, la ficha de cada vehículo muestra una sección adicional "Vinculación GPS (OwnTracks)" para conectarlo con el tracking en vivo. Si tu empresa no tiene ese módulo, esta sección aparece bloqueada con un aviso, y el campo no queda activo — no es un descuido, es intencional: es una función del plan de monitoreo.

Para vincular un vehículo:

1. Instala la app OwnTracks (o GPSLogger) en el celular del conductor y define ahí un Device ID único para ese vehículo (en OwnTracks: Settings > Identification).
2. En la ficha del vehículo, en el campo "Topic / Device ID OwnTracks", escribe un topic que termine exactamente en ese mismo Device ID (por ejemplo rutacc/miempresa/BBCD12, donde BBCD12 es el Device ID configurado en la app) y guarda la ficha.
3. Presiona "🔑 Generar Nuevo Secreto". El sistema muestra un código una sola vez — cópialo de inmediato, no se puede volver a consultar después (solo generar uno nuevo, que invalida el anterior).
4. En la app OwnTracks del conductor, ve a Settings > Connection y pega ese código en el campo Password.

Este secreto es lo que evita que cualquiera con el mismo topic (que no es secreto en sí mismo) pueda enviar posiciones falsas a nombre de tu vehículo — sin él configurado, el sistema rechaza los envíos de ese dispositivo. Si el conductor cambia de celular o reinstala la app, hay que volver a generar el secreto y reconfigurarlo.

Conductores

Administra los datos del conductor y sus documentos: licencia de conducir (con su clase y vencimiento), licencias médicas y permisos, además de su estado operacional.

Igual que con los vehículos, solo un conductor disponible puede asignarse a un despacho nuevo. Los estados suspendido, licencia médica o con permiso existen justamente para que el sistema impida asignar por error a alguien que no debería estar operando en ese momento.

Bodegas

Define las sedes o depósitos de tu empresa que pueden actuar como punto de origen de un despacho: nombre, dirección, coordenadas en el mapa y datos de contacto. Si tu empresa opera desde más de un lugar, registra cada uno como una bodega distinta — así cada despacho puede elegir desde cuál sale.

Combustible y mantenimiento

Estos dos módulos existen para que quede registro de cuánto cuesta realmente mantener cada vehículo en operación. No son solo un historial: los reportes de costos se calculan a partir de estos datos, así que un registro incompleto o mal cargado se traduce directamente en reportes incorrectos.

1. En Combustible, registra cada carga con el vehículo, la cantidad de litros, el valor pagado por litro y el kilometraje del odómetro en el momento de la carga.
2. En Mantenimiento, registra cada servicio (preventivo o correctivo) con su costo, fecha y el kilometraje del vehículo en ese momento.
3. Revisa periódicamente que no falten cargas o servicios recientes: son la base de los indicadores de costo por kilómetro y factor de eficiencia que vas a ver en Reportes.

Fallos y otros cobros

Este módulo cubre dos tipos de eventos no planificados que igual hay que dejar registrados: problemas mecánicos del vehículo, y cargos que llegan aparte del combustible y la mantención.

Fallos

Un fallo es cualquier desperfecto o avería que saca a un vehículo de operación. Al reportar un fallo, el vehículo pasa automáticamente a estado en fallo y queda bloqueado para nuevas asignaciones hasta que el fallo se marque como resuelto — así nadie puede asignar por accidente un vehículo que está literalmente detenido en un taller.

1. Reporta el fallo indicando el vehículo, el tipo de problema y una descripción con el detalle suficiente para que quien lo revise entienda qué pasó sin tener que preguntar.
2. Haz seguimiento del fallo hasta su resolución; al cerrarlo, el vehículo vuelve a quedar disponible.

Otros cobros

Aquí se registran cargos asociados a un vehículo que no son ni combustible ni mantención: TAG de autopistas, multas de tránsito, permisos de circulación, y similares. Cada cobro tiene una fecha de vencimiento propia, que también alimenta las alertas del Dashboard.

Datos, reportes y tracking

Una vez que la operación diaria (pedidos, despachos, costos) está registrada, estas tres herramientas la convierten en información útil para tomar decisiones.

Configuración y permisos

Estas funciones requieren rol de Administrador. Si no ves este módulo en tu menú, es porque tu rol no lo necesita — no significa que algo esté roto.

Buenas prácticas y soporte

Estas recomendaciones evitan la mayoría de los problemas que se ven en el uso diario del sistema.

• Revisa las alertas del Dashboard al inicio de la jornada, antes de empezar a planificar despachos.
• Mantén vigentes los documentos y licencias de vehículos y conductores — un documento vencido puede bloquear una asignación justo cuando más la necesitas.
• Registra las excepciones (fallos, pedidos fallidos, cobros) en el módulo correspondiente apenas ocurren, no al final del día ni al final de la semana.
• No compartas credenciales ni dejes sesiones abiertas en equipos compartidos.
• No cierres un despacho con paradas pendientes ni con el kilometraje sin verificar.
• Antes de pedir soporte, anota: tu usuario, la fecha y hora, el módulo y la acción que intentabas hacer, y el mensaje de error exacto que viste en pantalla. Con esos datos, tu administrador o el equipo de soporte puede diagnosticar el problema mucho más rápido.
• No elimines información histórica (despachos, pedidos, registros de costos) sin validar el impacto: esa información alimenta los reportes y, una vez borrada, no se puede reconstruir.

Catálogo de pantallas

Esta guía incluye las pantallas principales, fichas y formularios disponibles. Algunas fichas necesitan abrirse desde una fila seleccionada para recibir su identificador y mostrar datos.